在公司里面经常写邮件，给同事写，给主管写，给客户写，给不同的人写不同的邮件。写了这么长时间邮件，自己的各方面邮件意识也在逐渐增强，可是总是在邮件用词方面拿捏不准，需要Tech-lead review之后才能发给客户。我们客户的高层有个不好的习惯，Email只看前三行，所以如何用简短易懂的语句把你的意思传达成了一个重要的话题。
1st. 邮件和IM的比较
公司有主要的两种电子沟通方式：邮件和IM （MSN）。
1. 场合
一般邮件用于比较正式的场合，IM则可以随意说，但是在我们公司，基本上谈论工作的话题都用英文，至少我们项目组是这样。
2. 使用时机
邮件一般是用于交流重要的，可保存的，可作为证据的，让对方必须知道的信息。
常见使用案例：
{ 主管对下属的命令，下属对上司的Report或Plan，团队内部重要代码的更改，SVN check In，向客户发布软件包，公司内部的提醒通知……}
IM一般用于交流即时的，需要大量互动的（讨论），闲聊的。
常见使用案例：
{对于软件某个Bug的讨论，约定开会的时间和地点，讨论下一步的作战方案（确定后再用邮件通知），生活的闲聊，非工作方面好的网址的共享，中午吃饭的号召}
3. 主要优点
邮件一般都比较正式，好处在于保留证据，为下一步的行动或者责任归属提供有力的可追溯的材料。
IM一般比较形式上比较随意（内容不一定），好处在于即时性强，当团队内部需要讨论一般问题时，IM是比邮件和Face-to-Face更高效的方法。（当然如果IM文字无法讨论清楚还得Face-to-Face）。
4. 格式
邮件格式整洁清晰结构性好。
IM无格式要求，甚至可以大量使用表情图标。
2nd. 写好邮件的原则
1. 结构清晰
很简单的道理，有的人一天收到几十上百封邮件，他不可能每封都看得很仔细，就像高考作文改卷老师一样，谁能够在30s内让他知道你写的内涵你就能得高分。同样的道理，结构清晰对写和读邮件的人都高效。
2. 语句有针对性
就事论事，不要用大量篇幅说些比较general的东西，不要话中带话。邮件是文字，不是Face-to-Face，收邮件的人不会也没有时间从你的邮件中反复揣测你说话的真正意思。
3. 不要带感情.色彩
一般正式的商务邮件不要带个人的感情.色彩，尽量客观真实的描述现实，否则容易引起误会和不必要的口水战。
4. 格式细节
不要出现文字错误或者语法错误，降低客户满意度不说，而且引起商业上的误会就不好了。
5. 从对方角度思考
想象自己是读邮件方，怎么才能让“自己”读起来爽点，自己就怎么写。
3th. 一个好的邮件结构
主要是应用List技巧。反复使用下面的结构完成邮件
{
标题
1.
2.
}
4th. 一些好的写邮件技巧
1. 使用List.
参见3th。
2. 写摘要。
如果邮件很长，特别注意在一开头以独立段的形式写摘要（Summary），让读者第一眼就知道你这个邮件干什么的。（特别针对那个客户高层……嘿嘿）
3. 关键标题要用Bold
加粗关键标题或者关键词句，让人可以快速扫描结构。举一反三，还有加下划线，添加文字背景颜色。
4. 多用被动语态
被动语态在于客观地说明，这样更加避免主观认为，而且显得更加专业。[Update: 2009-10-29]
写好邮件是我一直要学习的课题。
【更新于2011-8-27】经过将近三年的积累，我写了一个针对新人的写邮件的培训教程《学做职场邮件达人--新人入职》，点击下载。更多请关注我的微博@圆木菠萝头
