最简单的时间管理

团队有了一个新项目组,3个开发,2个测试。其中Project Owner是一个开发小伙。前段时间,我发现这个小伙每天下班尤其晚,但其他的成员正常下班,然后又听说他私下说Project Owner不好当,心想要找他谈谈了。

他告诉我,他的工作总是被频繁打断,然后不得不等到大家都下班了才开始做自己的活儿。我说,那起码你要开始学会管理你的时间了。

他的工作内容主要有两个,一个是项目主程,负责开发部分新功能和修复Bug;一个是Project Owner。所谓Project Owner,是除PM之外对项目负责的人,相当于“包工头”。所以Project Owner的工作会包括写日报,制定缺陷修复计划,和其他开发讨论解决方案,和测试讨论需求疑问,写问题列表以及其他项目“杂事”。

所以他的痛苦是,当他扮演主程身份的时候,通常被其他成员“绑架”到Project Owner身份上来做交流,等回到主程身份又重新进入全速前进的状态需要至少15到20分钟。于是,主程的活儿根本干不了了。

时间管理已经是老话题了,而且有非常多的理论。我当然不能跟他一上来做个2小时培训,于是告诉他一些最简单的原则:

首先,要掌握自己的时间,需提高自己的效率,提高效率来自专注 — 同一时间只做一件事情效率最高。

其次,频繁被打断手头的事情,并不意味着处理打断后手头事情能立马恢复全速,每次被打断回来后至少需要15分钟恢复全速前进。

怎么办?设置“时间点”!

让他跟团队成员交流,他有上面说的两个角色,为了保证项目主程能够保持高效并且一段时间连续工作,他不会随时随地突然扮演Project Owner处理大家的疑问,而是设置“检查时间点”。

具体说,每天上午从8点半上班11点半下班,中间9点晨会后,以及11点有两个“检查点”,这两个检查点他会扮演Project Owner的身份来处理大家的各种杂事,处理时间10到20分钟。然后他会安心以主程的身份开发新功能,修复缺陷。他在主程的时候请各位成员先自行处理问题,并等到下一个检查点告诉我。下午从1点半到5点半下班,一般设置1点半,3点半,5点三个检查点。

总会有成员还是延续习惯中间随时随地找他,那么他会立马简单把这个请求写在记录本上,然后说,OK,了解了,我11点去找你可以吗,我先完成手头上的工作。

于是,他作为主程的时间被保护了起来,而各种杂事好像也没有那么紧急需要立即处理,集中时间反而处理杂事效率也更高了。